Der 1972 aus einer Elterninitiative hervorgegangene private Verein Kindergarten Schwabenheimer Hof e. V. fungiert als Träger des Kindergartens. Vereinsmitglieder sind sowohl die Eltern der aktuell betreuten Kinder, alle ErzieherInnen sowie einige ehemalige Eltern. Der Verein und seine Entwicklung sind geprägt von einer starken Elterninitiative, d.h. unsere Einrichtung spricht vorrangig Eltern an, die ihre Kinder während der Kindergartenzeit auch persönlich begleiten möchten und können.
Der Vereinsvorstand führt die Geschäfte des Vereins und vertritt ihn nach außen. Außerdem ist er für die Finanzen zuständig und führt die Dienstaufsicht über die angestellten ErzieherInnen. Die fünf Vorstandsmitglieder nehmen die Geschäfte prinzipiell gemeinsam wahr, wobei jedem Vorstandsmitglied ein gewisser Schwerpunktbereich zugeordnet ist (Personal, Finanzen, Neuaufnahmen, Fest, Öffentlichkeitsarbeit).
Auf der einmal jährlich stattfindenden Mitgliederversammlung werden organisatorische und vereinsrechtliche Aspekte wie bspw. die Wahl und die Entlastung des Vorstandes und des Kassenprüfers thematisiert.
In der Vollversammlung, an der im Sinne der Beschlussfähigkeit möglichst alle Eltern sowie mindestens zwei ErzieherInnen teilnehmen sollten, werden alle wichtigen Belange des Kindergartens besprochen. Die Beschlüsse der Vollversammlung sind für alle bindend. Damit ist die Vollversammlung das zentrale Beschlussgremium des Kindergartens. Sie findet etwa vier- bis fünfmal pro Jahr statt.